Sesuai arahan Bupati Kutai Barat agar semua OPD percepat serapan anggaran daerah (https://rri.co.id/index.php/daerah/1923117/bupati-kubar-minta-opdpercepat-serapan-anggaran-daerah ), bersama ini disampaikan hal-hal sebagai berikut :
- Kepada para Kepala Bidang agar melakukan evaluasi internal terkait penyerapan anggaran yang menjadi tanggung jawabnya minimal setiap minggu dan melaporkannya kepada Sekretaris dan Kepala Dinas;
- Kepada para Kabid yang mempunyai kegiatan konstruksi agar :
a. Wajib mengadakan Pre Construction Meeting;
b. Dalam penandatanganan kontrak agar dipastikan bahwa pemilik perusahaan atau pihak berwenang yang menandatangani kontrak;
c. Penyedia / Kontraktor WAJIB menyerahkan jaminan yang dipersyaratkan sebelum penandatanganan kontrak;
d. Agar diperhitungkan masa berlakunya; jaminan (minimal sampai berakhirnya kontrak);
e. Menunjuk Konsultan pengawas dan mengoptimalkan peran konsultan pengawas dengan meminta laporan progress minimal setiap minggu (pastikan pengawasan berjalan sesuai fungsinya) ;
f. Memerintahkan PPTK dan Staf Teknis untuk melakukan monitoring secara sistematis dan terjadwal terhadap pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang berada dibawah kendalinya (wajib membuat jadwal / matriks kegiatan) ;
g. Jika menemukan deviasi atau ketidaksesuaian progress pekerjaan konstruksi dilapangan agar membuat administrasi sesuai peraturan yang berlaku;
h. Bersama PPTK agar selalu memperhatikan kelengkapan dokumen administrasi pelaksaanaan pekerjaan konstruksi sesuai peraturan yang berlaku (pastikan dokumen lengkap sebelum pembayaran); - Setiap Kabid dan seluruh Kepala UPT agar :
a. Segera menyelesaikan seluruh proses administrasi dan persiapan teknis kegiatan yang telah dianggarkan agar penyerapan anggaran sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
b. Melaksanakan kegiatan yang mendukung realisasi anggaran dengan tetap memperhatikan efisiensi dan efektivitas dalam pencapaian output yang berkualitas.
c. Mengidentifikasi potensi kendala dalam pelaksanaan anggaran dan segera melaporkan kepada pimpinan untuk dilakukan langkah-langkah perbaikan.
d. Menjaga kedisiplinan para staf dibawahnya dalam pelaksanaan setiap kegiatan termasuk ketentuan jam masuk serta pulang kantor sesuai peraturan yang berlaku;
e. Memastikan seluruh dokumen administrasi keuangan, seperti bukti pengeluaran, laporan pertanggungjawaban, dan dokumen terkait lainnya, telah disiapkan dan disampaikan secara tepat waktu dan sesuai ketentuan.
f. Mematuhi prosedur dan kebijakan pengelolaan keuangan yang berlaku untuk menghindari kesalahan dalam pengeluaran anggaran.
g. Melakukan verifikasi dan evaluasi rutin terhadap laporan keuangan yang telah disusun guna memastikan akurasi dan kesesuaiannya dengan standar akuntansi pemerintahan.
h. Menjaga transparansi dalam penggunaan anggaran, dan memastikan bahwa setiap kegiatan yang dilaksanakan memiliki bukti administrasi yang memadai serta mudah untuk diaudit.
i. Meningkatkan pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran di masingmasing bidang, dengan melakukan monitoring berkala untuk mengidentifikasi permasalahan sejak dini.
j. Memerintahkan pelaksana kegiatan supaya semua dokumen SPJ disusun dengan rapi dan WAJIB dibuat Back Up dengan melakukan scan dokumen secara elektronik;
k. Memerintahkan pelaksana kegiatan melaporkan pembelian dan penggunaan barang pakai habis (ATK,Alat Kebersihan,makan minum tamu,alat kelistrikan dst) kepada Pengelola Barang / Bendahara Barang di Subbag umum secara bulanan; - Kepada Sekretaris agar dilakukan pendataan paket pekerjaan baik itu konstruksi maupun pengadaan barang dan jasa lainnya yang kontraknya berakhir diatas batas waktu penyampaian SPP-SPM LS.
- Bila ada permasalahan pelaksanaan kegiatan atau masalah lainnya didalam kantor agar secara berjenjang melaporkannya keatasan untuk dicarikan solusinya bersama.
- Setelah nota dinas ini dikeluarkan agar Sekretaris mengagendakan pertemuan evaluasi progress pelaksanaan kegiatan dengan seluruh bidang minimal satu minggu sekali dengan menyertakan laporan perkembangan realisasi anggaran untuk dievaluasi bersama, sehingga dapat diambil langkah-langkah strategis untuk menghindari penumpukan penyerapan anggaran di akhir tahun anggaran.
- Sekretaris dan para Kepala Bidang agar dapat memastikan nota dinas ini dilaksanakan.
Demikian disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
